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Effizienter arbeiten: Ordnungssysteme für das Büro

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Je ordentlicher und strukturierter das Ablagesystem ist, desto leichter fällt das Arbeiten – eigentlich wissen wir das ja. Trotzdem versinken die meisten Schreibtische dauerhaft in wachsenden Stapeln aus neuen und alten Dokumenten. Mit einem geeigneten Ordnungssystem im Büro hat das Chaos ein für alle Mal ein Ende.

Ordnung im Büro: Oft ersehnt, selten erreicht

Wer einem Bürojob nachgeht, verbringt geschätzte 80.000 Stunden seines Lebens am Schreibtisch. Grund genug, dem Arbeitsplatz etwas Aufmerksamkeit zu widmen, damit die Zeit im Büro entspannter verläuft. Denn ständiges Suchen nach Dokumenten kostet nicht nur Zeit, sondern auch eine gehörige Portion Nerven. Das Ordnungssystem in deinem Büro solltest du deshalb lieber nicht dem Zufall überlassen, sondern bewusst so gestalten, dass du stets einen Überblick über alle aktuellen Vorgänge und Aufgaben hast.

 

Als Grundregel gilt: Die „inoffizielle Wiedervorlage“ ist selten eine gute Idee. Wer Dokumente mischt und stapelt, mit dem Vorhaben, sie später zu bearbeiten, macht sich selbst das Leben schwer. Entweder definierst du einen festen Zeitpunkt, an dem du den Stapel regelmäßig durchgehst und Papiere aussortierst, oder du sorgst dafür, dass der Stapel gar nicht mehr entsteht.

Büro-Ordnungssystem: Ordnung muss sein

Ein Frühjahrsputz ist auch im Büro sinnvoll: Etwa ein- bis zweimal pro Jahr solltest du im Büro klar Schiff machen und alles entsorgen, was nicht mehr benötigt wird. „Papierleichen“ nehmen Platz im Schrank weg und erschweren zudem die Suche nach aktuellen Dokumenten. Zu einer ordentlichen Grundreinigung gehören die folgenden Schritte:

  • Schreibtisch abräumen
  • Schubladen leeren
  • Schränke leeren
  • Alle Fächer und Register durchgehen und sortieren
  • Ordner auf Relevanz prüfen und ggf. aussortieren
  • Büromaterial aussortieren
  • Fächer und Oberflächen abwischen

Um alte Dokumente zu entsorgen, hat sich das Zwei-Stufen-Modell mit Papierkorb und Karton bewährt: In ersteren steckst du Altpapier – also alles, was überflüssig oder veraltet ist. In den Karton kommen die Unterlagen, bei denen du dir noch nicht ganz sicher bist. Nach etwa zwei Wochen gehst du die Dokumente im Karton noch einmal durch und entscheidest dann endgültig, ob du sie behalten willst.

Der Posteingang: Herzstück des Ordnungssystems im Büro

Nach dem Aussortieren geht es im nächsten Schritt an die Entwicklung eines geeigneten Büro-Ordnungssystems. Es hilft, wenn du dich auf das Wesentliche konzentrierst und grundsätzlich alles direkt entsorgst, was nicht essenziell ist. Das heißt auch: Je weniger Gegenstände du in den Schubladen und auf dem Schreibtisch aufbewahrst, desto besser.

 

Das zentrale Element eines funktionierenden Ordnungssystems im Büro ist der Posteingang. Ein fester Platz, an dem alle eingehenden Informationen gesammelt werden, ist äußerst wichtig, um im Tagesgeschäft den Überblick zu behalten. Für deine eigene Organisation ist es wesentlich, den Posteingang immer im Auge zu behalten und kontinuierlich abzuarbeiten. Wir kennen sie alle, die Momente, in denen man nicht genau weiß, wohin mit einem Dokument. Genau diese sind meistens der Grund für stetig wachsende Papierstapel, die irgendwann einfach in Vergessenheit geraten (und vorher viel Stress verursachen).

Ein geeignetes Ablagesystem finden

Generell ist es ratsam, im Büro ein Ordnungssystem zu haben, das eine feine und übersichtliche Sortierung ermöglicht. Doch Vorsicht, der Grat ist hier schmal: Gestaltest du das Ganze zu umfangreich, wird es möglicherweise zu kompliziert. Welche Art von Ordnungssystem im Büro am besten funktioniert, hängt von der Größe des Büros und individuellen Vorlieben ab. Geeignet sind Schubfächer, in denen du eingehende Dokumente direkt dem jeweiligen Vorgang ablegst. Als Alternative kommt auch ein Hängeregister infrage – vor allem dann, wenn du viele unterschiedliche Themen bearbeitest. Solltest du während der Arbeit regelmäßig Dokumente ausgeben, bist du vermutlich mit einer Sortiertafel am besten bedient. Eine andere Option ist es, eingehende Aufgaben nach Dringlichkeit zu sortieren: Mit einem Fach für tagesaktuelle Aufgaben und einem zweiten für Themen, die bis zum nächsten Tag Zeit haben, weißt du morgens immer genau, was als nächstes ansteht.

 

Alles, was erledigt ist, solltest du direkt entsorgen oder zur Ablage in den betreffenden Ordner stecken. Arbeitest du in einem Team, ist es hilfreich, ein Ordnungssystem im Büro zu definieren, das für alle gilt. Besonders beim Inhalt der Ordner sollte einheitlich entschieden werden, ob ihr Dokumente lieber alphabetisch oder chronologisch ablegt. Ansonsten kommt es im Falle einer Krankheits- oder Urlaubsvertretung mit Sicherheit zu Verwirrung.

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